【ペーパーレスの第一歩】文書管理ソフトとは[Good Security]
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業務を簡略化

文書管理ソフトというものをご存知でしょうか?文書管理ソフトを使えば、事務作業が効率化できるので働き方改革にも繋がりますよ。本記事では文書管理ソフトを使う上でのコツや使って改善したことについてのランキングをまとめましたのでご覧ください。

文書管理ソフトを使って改善したことランキング!

no.1

文書管理の簡略化

文書管理の基本的手順は作成し、共有し活用した後に保管と保存という手順があります。その中でも保管と保存の両方が一括でできるという強みがあり、改善されたのでランキング1位となりました。

no.2

ワークフローが簡単になった

書類を作成し、共有したり、承認を得るという一連の流れにかなりの時間と労力がかかっていました。しかし、文書管理ソフトを利用すればそれらすべてが一括で管理できるので、ワークフローが複雑になりません。

no.3

共同作業ができる

文書管理ソフトを使うと同じ文書を同時に閲覧して編集することも可能になることが第3位になりました。急に必要な書類を作らなければいけない場合でも共同作業ができるのは安心です。

PC操作

変更管理が必要

社内では多くの文書が作成され保管されています。以前は紙の文書をファイリングする方法が主流でしたが、今はパソコンで作成してそのままパソコンで保存する方法が一般的になっています。ただフォルダに管理するだけでなく文書管理ソフトを使うことで、使いたい文書がいつでも使えるようになります。注意として変更管理があるでしょう。同じ文書でも内容を変更するときがあります。誰がいつどの部分を変更したかなどの履歴が残せないと、どれが正しい文書かわからなくなります。変更をする人の権限の管理などをして、誰もが変更できないようにすることも必要です。

ファイリング方法

パソコンに保存したファイルは、フォルダ分けなどをして管理をします。作成した時期によって区別するときもあればファイルの内容によって区別するときもあるでしょう。文書管理ソフトは社内で統一的に運用されるケースが多く、導入時にどんなファイリングをするかを決める必要があります。検索性を高めようとすれば細かくフォルダを分類するのが良いでしょうが、その分ファイリング時に手間がかかります。分類を無くせばファイリングは非常に楽ですが検索しづらくなります。ファイリングも楽で検索も楽にできる方法を決めて導入しなければいけません。